Sanciones de la AEPD a comunidades de propietarios: por qué llegan y cómo evitarlas
La Agencia Española de Protección de Datos sanciona a comunidades de propietarios por sus propios documentos: actas, convocatorias y listados repartidos o expuestos con datos personales que no debían ir ahí. Casi nunca es por un ciberataque. Y la multa no la paga «la empresa»: sale de las cuotas de los vecinos.
Qué está sancionando la AEPD exactamente
- Actas de junta expuestas o repartidas con datos de más: la AEPD impuso una multa de 15.000 € a una comunidad que expuso el acta de una junta en los ascensores del edificio, identificando con nombre, apellidos, piso y puerta a los asistentes y a los vecinos afectados por unas obras (expediente PS/00378/2019, por infracción del art. 5.1.f del RGPD).
- Deudas de vecinos a la vista: en otro expediente, una comunidad expuso en el tablón la convocatoria de la junta con el nombre y apellidos de un propietario junto al importe que debía (286,81 €). La AEPD resolvió con apercibimiento y le exigió acreditar las medidas correctoras (expediente PS/00143/2020). Según la propia AEPD, la lista de deudores solo puede exponerse en el tablón cuando se acredita que no fue posible notificar al propietario.
- Documentos «tachados» que no lo estaban: el dato tapado con un rectángulo negro sigue dentro del PDF y cualquiera lo recupera copiándolo. A efectos de protección de datos, ese dato se ha difundido igual.
Quién responde: la comunidad y su administrador
La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de los datos de sus vecinos. El administrador de fincas que gestiona y reparte esos documentos actúa como encargado del tratamiento — y según cómo se haya producido el fallo, puede verse señalado junto a la comunidad. Para un despacho profesional, además del expediente, está en juego la confianza de todas las comunidades que gestiona.
El fallo silencioso: tapar no es borrar
La mayoría de estos casos no nacen de mala fe, sino de un gesto que parece seguro: tapar el dato con un rectángulo negro antes de enviar el PDF. Pero ese rectángulo es solo un dibujo encima del texto: el dato sigue dentro del archivo y se extrae seleccionando y copiando, en dos clics. Nadie se da cuenta hasta que alguien lo descubre — un vecino enfadado, un abogado, una denuncia. Aquí explicamos por qué ocurre.
Cómo evitarlo en un minuto
Antes de repartir un acta, un listado o cualquier documento de la comunidad:
- Deja solo lo imprescindible para quien lo va a recibir. Lo que sobre, fuera. Guía práctica para administradores de fincas.
- Elimina el dato del archivo, no lo tapes. Con TachadoPDF subes el PDF, la herramienta detecta sola DNI, IBAN, teléfonos y demás, marcas lo que quieres quitar y descargas el documento con el texto realmente eliminado — no cubierto.
- Guarda la prueba de diligencia. TachadoPDF genera un informe de comprobación técnica que puedes archivar en el expediente de la comunidad: si algún día hay reclamación, tienes cómo acreditar que aplicaste medidas.