Sanciones de la AEPD a comunidades de propietarios: por qué llegan y cómo evitarlas
Entre 2020 y 2024 la Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado a más de 200 comunidades de propietarios. Casi nunca es por un ciberataque: es por documentos de la propia comunidad — actas, listados, circulares — repartidos con datos personales que no debían ir ahí. Y la multa no la paga «la empresa»: sale de las cuotas de los vecinos.
Qué está multando la AEPD exactamente
- Listados de morosos expuestos o repartidos sin cuidado: nombres y deudas en el tablón del portal o enviados a todo el edificio. Hay resoluciones con multas de 6.000 € por un listado de morosos.
- Actas de junta con datos de más: DNI, cuentas bancarias o datos de salud de vecinos, repartidas a toda la comunidad o a terceros. Hay resoluciones que han llegado a 15.000 € por un acta con datos expuestos.
- Documentos «tachados» que no lo estaban: el dato tapado con un rectángulo negro sigue dentro del PDF y cualquiera lo recupera copiándolo. A efectos de la AEPD, ese dato se ha difundido igual.
Quién responde: la comunidad y su administrador
La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de los datos de sus vecinos. El administrador de fincas que gestiona y reparte esos documentos actúa como encargado del tratamiento — y según cómo se haya producido el fallo, puede verse señalado junto a la comunidad. Para un despacho profesional, además del expediente, está en juego la confianza de todas las comunidades que gestiona.
El fallo silencioso: tapar no es borrar
La mayoría de estos casos no nacen de mala fe, sino de un gesto que parece seguro: tapar el dato con un rectángulo negro antes de enviar el PDF. Pero ese rectángulo es solo un dibujo encima del texto: el dato sigue dentro del archivo y se extrae seleccionando y copiando, en dos clics. Nadie se da cuenta hasta que alguien lo descubre — un vecino enfadado, un abogado, una denuncia. Aquí explicamos por qué ocurre.
Cómo evitarlo en un minuto
Antes de repartir un acta, un listado o cualquier documento de la comunidad:
- Deja solo lo imprescindible para quien lo va a recibir. Lo que sobre, fuera. Guía práctica para administradores de fincas.
- Elimina el dato del archivo, no lo tapes. Con TachadoPDF subes el PDF, la herramienta detecta sola DNI, IBAN, teléfonos y demás, marcas lo que quieres quitar y descargas el documento con el texto realmente eliminado — no cubierto.
- Guarda la prueba de diligencia. TachadoPDF genera un informe de comprobación técnica que puedes archivar en el expediente de la comunidad: si algún día hay reclamación, tienes cómo acreditar que aplicaste medidas.