Datos personales en actas y documentos de comunidades: qué cuidar antes de repartirlos

Un administrador de fincas maneja a diario documentos llenos de datos de los vecinos: DNI, teléfonos, correos, números de cuenta, deudas. Cuando esos documentos se reparten, publican en el tablón o se envían por email, conviene dejar a la vista solo lo imprescindible.

Qué documentos suelen llevar datos de más

• Actas de junta: a menudo recogen quién debe cuotas, con nombre y a veces DNI o número de piso asociado a datos personales.
• Listados de morosos o de recibos devueltos: nombres junto a cuentas bancarias e importes.
• Comunicados y circulares que adjuntan copias de documentos con DNI o firmas.
• Presupuestos y contratos con datos de contacto de proveedores y propietarios.

No todo hay que borrarlo: el acta tiene que cumplir su función. La idea es quitar lo que no aporta al destinatario concreto — por ejemplo, el DNI completo de un vecino en un comunicado que va a todo el edificio.

El error que hay que evitar

Tapar los datos con un rectángulo negro no los elimina: el texto sigue en el archivo y quien reciba el PDF puede recuperarlo copiándolo. Para que desaparezca de verdad hay que borrarlo del contenido del documento. Aquí lo explicamos en detalle.

Cómo dejar un documento limpio en un minuto

Con TachadoPDF, subes el PDF, la herramienta detecta sola los DNI, IBAN, teléfonos y demás, tú marcas lo que quieres quitar (o lo dibujas a mano), y descargas el documento ya sin esos datos, junto con un informe de comprobación que puedes archivar en el expediente de la comunidad. Todo pasa en tu navegador: el documento con los datos de los vecinos no se sube a ningún servidor, un punto importante cuando manejas información de terceros.