Datos personales en actas y documentos de comunidades: qué cuidar antes de repartirlos

Un administrador de fincas maneja a diario documentos llenos de datos de los vecinos: DNI, teléfonos, correos, números de cuenta, deudas. Cuando esos documentos se reparten, publican en el tablón o se envían por email, conviene dejar a la vista solo lo imprescindible.

Qué documentos suelen llevar datos de más

• Actas de junta: a menudo recogen quién debe cuotas, con nombre y a veces DNI o número de piso asociado a datos personales.
• Listados de morosos o de recibos devueltos: nombres junto a cuentas bancarias e importes.
• Comunicados y circulares que adjuntan copias de documentos con DNI o firmas.
• Presupuestos y contratos con datos de contacto de proveedores y propietarios.

No todo hay que borrarlo: el acta tiene que cumplir su función. La idea es quitar lo que no aporta al destinatario concreto — por ejemplo, el DNI completo de un vecino en un comunicado que va a todo el edificio.

El error que hay que evitar

Tapar los datos con un rectángulo negro no los elimina: el texto sigue en el archivo y quien reciba el PDF puede recuperarlo copiándolo. Para que desaparezca de verdad hay que borrarlo del contenido del documento. Aquí lo explicamos en detalle. Y no es solo una cuestión técnica: la AEPD multó con 15.000 € a una comunidad de propietarios por exponer el acta de una junta con los nombres, pisos y puertas de los vecinos (expediente PS/00378/2019) — el caso, en detalle.

Cómo dejar un documento limpio en un minuto

Con TachadoPDF, subes el PDF, la herramienta detecta sola los DNI, IBAN, teléfonos y demás, tú marcas lo que quieres quitar (o lo dibujas a mano), y descargas el documento ya sin esos datos, junto con un informe de comprobación que puedes archivar en el expediente de la comunidad. Todo pasa en tu navegador: el documento con los datos de los vecinos no se sube a ningún servidor, un punto importante cuando manejas información de terceros.

¿No estás seguro de qué datos lleva un acta o un listado antes de repartirlo? El comprobador gratuito te lo dice en tu propio navegador, sin subir el archivo a ningún sitio: es la forma rápida de ver qué habría que quitar antes de enviarlo.