Protección de datos en una inmobiliaria: los expedientes de solvencia de inquilinos

Para alquilar un solo piso, una inmobiliaria puede recibir el expediente de solvencia de diez candidatos: el DNI, las últimas nóminas, el contrato de trabajo y el extracto bancario de cada uno. Es una montaña de datos muy sensibles de mucha gente, y la mayoría son de personas que al final no van a ser tus clientes. Gestionar eso sin cuidado es uno de los riesgos de protección de datos más habituales del sector.

Dos momentos en los que te la juegas

El primero es cuando pasas el expediente del candidato elegido al propietario: casi siempre le mandas de más. El dueño necesita saber que el inquilino es solvente, no ver todos sus movimientos bancarios ni el número de cuenta completo. El segundo es qué haces con los expedientes de los candidatos que NO se quedan el piso: guardarlos «por si acaso» es conservar datos personales sin ninguna base para hacerlo.

Qué tachar antes de pasar un expediente al propietario

• Del extracto bancario: los movimientos que no demuestran solvencia y el número de cuenta completo; basta con dejar la entrada de la nómina.
• De la nómina: el número de la Seguridad Social y otros datos que no vienen al caso del alquiler.
• El DNI, salvo lo imprescindible para identificar al futuro inquilino.
• Cualquier dato de terceros (una cuenta compartida, un avalista) que el propietario no necesite.

Por qué el recuadro negro no te cubre

Tapar un movimiento o un número con un rectángulo negro en el visor de PDF no lo borra: el texto sigue dentro del archivo y el propietario —o cualquiera a quien él se lo reenvíe— lo recupera seleccionándolo. Como el expediente lleva tu marca de agencia, ese fallo es tuyo. Por qué pasa lo explica la guía del recuadro negro que enlazamos al final; aquí vamos a quitarlo de verdad.

Cómo hacerlo a volumen y sin subir nada

Con TachadoPDF cada documento se procesa dentro de tu navegador: no se sube a ningún servidor, así que no metes un intermediario más en la cadena de datos del candidato. La herramienta detecta sola el DNI, el IBAN, el número de la Seguridad Social y el resto de formatos; los movimientos y lo demás lo marcas tú. El dato se elimina del contenido del archivo (no se tapa) y la herramienta vuelve a leerlo para confirmar que ya no es extraíble. La versión gratuita cubre unos pocos documentos al mes; una agencia que prepara expedientes a diario tiene la versión Pro, de pago único, para quitar ese límite.

Y con los expedientes de quien no se queda el piso

Lo más limpio es no guardarlos: cuando el proceso termina, los expedientes de los candidatos descartados no tienen por qué seguir en tu correo ni en tu ordenador. Si por lo que sea necesitas conservar algo un tiempo, consérvalo ya tachado, con solo lo que justifique tu decisión. Menos datos guardados es menos que proteger y menos que explicar si alguien pregunta.

Preguntas frecuentes