Enviar nóminas y expedientes en PDF: el dato que tapas sigue dentro del archivo

Una gestoría, una asesoría laboral o un departamento de RRHH envía documentación con datos personales todos los días: nóminas, contratos, finiquitos, expedientes, escrituras. Cuando hay que compartir el documento con un tercero — un banco, un juzgado, otra empresa, un compañero — lo habitual es «tapar» el DNI, el sueldo o la cuenta con un rectángulo. Y ahí está el problema.

El fallo silencioso

Ese rectángulo es solo un dibujo colocado encima del texto. El dato sigue dentro del PDF: quien reciba el archivo puede seleccionarlo y copiarlo en dos clics, o extraerlo con cualquier lector. El documento parece protegido y no lo está. Nadie se da cuenta hasta que alguien lo descubre — y entonces ya es una comunicación no autorizada de datos personales. Aquí explicamos por qué ocurre.

El RGPD exige difundir solo los datos imprescindibles (minimización, art. 5.1.c) y aplicar medidas que eviten comunicaciones no autorizadas (art. 32). Un dato «tachado» que se puede recuperar incumple las dos cosas, y en un despacho que maneja datos de clientes, la responsabilidad como encargado del tratamiento es directa.

Casos típicos en gestoría y RRHH

Nómina para un banco o un alquiler: el cliente necesita acreditar ingresos, pero el documento lleva su NSS, su cuenta completa y a veces embargos o anticipos que no son asunto del receptor.
Contratos y finiquitos reutilizados como modelo o enviados a terceros con los datos del trabajador anterior.
Expedientes con datos de varias personas: al enviar el de una, viajan los datos de las demás.
Escrituras y documentación fiscal donde solo una parte interesa al receptor.

Cómo dejarlo limpio en un minuto

Con TachadoPDF subes el PDF, eliges el tipo de documento («Nómina/expediente») y la herramienta detecta por sí sola DNI, NIE, número de la Seguridad Social, IBAN y teléfonos. Marcas lo que quieres eliminar — o tachas a mano cualquier zona, y con un clic todas las apariciones del mismo dato — y descargas el documento con el texto realmente eliminado, no tapado. Además genera un informe de comprobación técnica con la huella SHA-256 del archivo entregado, que puedes archivar como prueba de diligencia.

Importante si manejas datos de clientes: TachadoPDF procesa el documento enteramente en tu navegador. La nómina no se sube a ningún servidor — puedes comprobarlo desconectando internet: sigue funcionando.

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