Enviar nóminas y expedientes en PDF: el dato que tapas sigue dentro del archivo

Antes de enviar una nómina, quita del archivo lo que el destinatario no necesita —normalmente el número de la Seguridad Social, la cuenta completa y los datos de otros trabajadores— y no lo tapes con un rectángulo: el dato seguiría dentro del PDF. Una gestoría, una asesoría laboral o un departamento de RRHH envía documentación con datos personales todos los días: nóminas, contratos, finiquitos, expedientes, escrituras. Cuando hay que compartir el documento con un tercero — un banco, un juzgado, otra empresa, un compañero — lo habitual es «tapar» el DNI, el sueldo o la cuenta con un rectángulo. Y ahí está el problema.

El fallo silencioso

Ese rectángulo es solo un dibujo colocado encima del texto. El dato sigue dentro del PDF: quien reciba el archivo puede seleccionarlo y copiarlo en dos clics, o extraerlo con cualquier lector. El documento parece protegido y no lo está. Nadie se da cuenta hasta que alguien lo descubre — y entonces ya es una comunicación no autorizada de datos personales. Aquí explicamos por qué ocurre.

El RGPD exige difundir solo los datos imprescindibles (minimización, art. 5.1.c) y aplicar medidas que eviten comunicaciones no autorizadas (art. 32). Un dato «tachado» que se puede recuperar incumple las dos cosas, y en un despacho que maneja datos de clientes, la responsabilidad como encargado del tratamiento es directa.

Casos típicos en gestoría y RRHH

Nómina para un banco o un alquiler: el cliente necesita acreditar ingresos, pero el documento lleva su NSS, su cuenta completa y a veces embargos o anticipos que no son asunto del receptor.
Contratos y finiquitos reutilizados como modelo o enviados a terceros con los datos del trabajador anterior.
Expedientes con datos de varias personas: al enviar el de una, viajan los datos de las demás.
Escrituras y documentación fiscal donde solo una parte interesa al receptor.

Cómo dejarlo limpio en un minuto

Con TachadoPDF abres el PDF, eliges el tipo de documento («Nómina/expediente») y la herramienta detecta por sí sola DNI, NIE, número de la Seguridad Social, IBAN y teléfonos. Marcas lo que quieres eliminar — o tachas a mano cualquier zona, y con un clic todas las apariciones del mismo dato — y descargas el documento con el texto realmente eliminado, no tapado. Además genera un informe de comprobación técnica con la huella SHA-256 del archivo entregado, que puedes archivar como prueba de diligencia.

Importante si manejas datos de clientes: TachadoPDF procesa el documento enteramente en tu navegador. La nómina no se sube a ningún servidor — puedes comprobarlo desconectando internet: sigue funcionando.

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Más detalle sobre este caso de uso en la página para gestorías, asesorías laborales y RRHH.