Cómo ocultar los datos de alumnos en un PDF antes de compartirlo

Actualizada el 29 de octubre de 2026

Un centro educativo maneja a diario documentos con datos de menores: listas de clase, calificaciones, actas de evaluación, partes de incidencias, autorizaciones de salida, informes del departamento de orientación, orlas. El RGPD afirma que los niños merecen una protección específica de sus datos personales, porque pueden ser menos conscientes de los riesgos, las consecuencias y los derechos (considerando 38). En la práctica toca mirar cada PDF antes de enviarlo y preguntarse quién lo va a recibir y qué parte le corresponde.

Esta guía va documento por documento. Para cada uno indica qué suele llevar de más y qué criterio ha publicado la AEPD en su guía para centros educativos, y al final explica cuándo conviene tachar el archivo y cuándo es mejor generar otro desde cero.

Quién debe ver las notas

La guía de la AEPD para centros educativos dice que las calificaciones se han de facilitar a los propios alumnos y a sus padres. Si se comunican a través de una plataforma educativa, esta solo debe ser accesible para ellos y para los tutores, sin que otras personas puedan verlas. La misma guía considera posible que el alumno vea su calificación frente a la media de sus compañeros. De ahí sale una regla de trabajo: el PDF que llega a una familia lleva los datos de ese alumno y, si acaso, la media de la clase, sin los nombres ni las notas de los demás.

Qué suele sobrar en cada documento

• Lista de clase: el nombre y los apellidos bastan para que cada familia sepa en qué grupo está su hijo. Sobran los teléfonos, los correos de los padres, las fechas de nacimiento y cualquier columna de apoyo educativo que figure en la misma hoja. La AEPD admite colocar las relaciones de alumnos por clases en el tablón o en las puertas de las aulas durante un tiempo razonable, y recomienda que con una plataforma de gestión cada familia acceda con usuario y contraseña.
• Boletín de calificaciones: un alumno, un documento. Si el boletín sale de una hoja con toda la clase, las filas de los demás alumnos no deben quedar en el archivo, ni siquiera tapadas.
• Acta de evaluación: recoge a todo el grupo. Lo que se entrega a una familia o a un docente que no necesita el acta completa debería reducirse a lo que le corresponde.
• Autorización de salida escaneada: suele llevar el DNI del padre o de la madre, un teléfono, la firma y a veces alergias o medicación. Quien organiza la salida rara vez necesita el DNI; revisa qué hace falta de verdad.
• Informes del departamento de orientación: si mencionan diagnósticos, son datos de salud, una categoría especial que el RGPD prohíbe tratar salvo en los supuestos de su artículo 9. Un informe así no debe viajar en el mismo PDF que otros alumnos ni llegar a quien no tenga que conocerlo.
• Menús del comedor: según la AEPD pueden publicarse los distintos menús, porque hay alumnos con necesidades alimentarias especiales, sin que haga falta una lista con el nombre y apellidos de cada alumno y el menú que le corresponde.
• Listas de admitidos: la guía indica que la publicación debe recoger solo el resultado final del baremo, no resultados parciales.

La foto de un menor es una imagen: el recuadro no la borra

En una orla o en una autorización escaneada, el rostro del menor y el DNI son píxeles de una imagen. Un recuadro negro añadido por encima es otro objeto que se quita o se vuelve transparente con cualquier editor. Y en una lista de notas con texto real, tapar la calificación con una barra negra no borra el número, que sigue guardado debajo. En los dos casos el dato sigue en el archivo.

Si lo que quieres es publicar o difundir fotografías de alumnos, el artículo 92 de la LOPDGDD obliga a los centros educativos a garantizar el interés superior del menor y su derecho a la protección de datos cuando se difunden por servicios de la sociedad de la información. Cuando la difusión es en redes sociales o servicios equivalentes, hace falta el consentimiento del menor o de sus representantes legales según el artículo 7: el menor puede consentir por sí mismo a partir de los catorce años, salvo los casos en que la ley exija el consentimiento de quienes ejercen la patria potestad o la tutela, y por debajo de esa edad solo es lícito si consta el de quien la ejerza.

Antes de compartir, abre el PDF, selecciona sobre lo tapado y pega en un editor de texto. En las imágenes, sube el brillo y el contraste de la zona. Si el dato asoma, todavía está dentro.

¿Tachar el PDF o generar otro?

Si el programa de gestión del centro puede producir el boletín o la lista de un solo alumno, esa es la vía más limpia: el archivo nunca contuvo los datos de los demás. Tachar sirve cuando el documento ya existe y tiene que salir con una parte menos: un acta que hay que enviar recortada, un escaneo con datos de varios alumnos, un informe que debe compartirse con otro centro.

TachadoPDF borra el texto del archivo y los píxeles de la zona marcada, por ejemplo la cara de una orla o el DNI de un escaneo, y limpia los metadatos. Detecta de forma automática por patrones el DNI, el NIE, los teléfonos y los correos; los nombres y las notas los marcas tú. Su comprobador lee el texto de las páginas y no reconoce caras, firmas ni el contenido de una imagen, así que en una orla o en una autorización escaneada la revisión visual es cosa tuya. Como el documento se procesa en tu navegador y no se sube a ningún servidor, los datos de los menores no salen del equipo del centro.

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